Dans notre processus achats, il va s’agir de la première étape en lien direct avec le produit ou le service. Elle est très largement reconnue et devient même le symbole de la maturité achats :

« Celui qui remonte le plus en amont du processus achat est celui qui réalisera les plus grandes prouesses ».

Mais nous ne sommes pas dans le monde des bisounours, et vous le savez aussi bien que moi, ces informations sont encore mieux gardées que les lingots d’or à Fort Knox. Votre rôle sera de partir à la recherche de ces informations auprès des prescripteurs en interne.

Vous allez devoir vous armé de votre savoir-être habituel, je parle de vos techniques de persuasion, de management du changement et votre charisme. Mais dans cette lutte digne de la guerre des étoiles, vous devez vous munir d’outils qui vous aiderons à mener votre projet à bien.

La demande d’achats

On va dire que cet outil serait le niveau 1. C’est ce qui va déclencher le début de l’étape. Bien que très importante, elle n’est que très rarement utilisée en entreprise. Les facteurs sont nombreux :

–         Le manque de temps de l’acheteur et des prescripteurs ;

–         L’outil n’est pas créé ;

–         Il ne fait pas parti du processus interne.

Alors pour ce qui est de la création de l’outil, en voici un exemple qui pourra vous permettre de passer à la vitesse supérieure dans le domaine de l’expression du besoin.

Lien pour télécharger le template : https://drive.google.com/file/d/1BTGtGIJlCj6i1FoK0DirflVWbY9M3td8/view?usp=sharing

La demande fonctionnelle

Dans la pyramide du besoin, vous êtes à l’étape 2. Ce second outil est à ajouter à la liste des documents à faire remplir par le prescripteur. Il pourra prendre la forme d’un tableau, d’un Mind Maping ou d’une check list. En plus de vous permettre de répondre au mieux à la demande, vous pourrez déjà vous préparer pour les futures négociations.

Elle pourrait prendre cette forme :

Tableau besoin

Flexibilité :

–         0 = Niveau impératif

–         1 = Niveau peu négociable

–         2 = Niveau négociable

Cet outil est vraiment très utile et ne demande que très peu de temps aux prescripteurs. N’oubliez pas que l’acheteur n’est pas dans votre tête. Il est votre allié, par votre ennemi.

La matrice ACDE

Cet outil est l’ultime réponse au besoin, je parle du niveau 3. Avec elle, vous avez toutes les cartes en main pour réaliser le meilleur des achats. Vous allez classer vos demandes en terme de besoin, en quatre catégories :

–         Attentes

–         Contraintes

–         Données

–         Exigences

Son gros point fort ? Et bien tout simplement au même titre que la Méthode ABC, vous allez hiérarchiser et traiter en priorité ce qui est urgent de ce qui l’est un peu moins.

Matrice ACDE

Vous pouvez le présenter sous forme de tableau type SWOT ou en Mind Mapping. N’oubliez pas d’accompagner vos prescripteurs avec la notion d' »interne/externe ».

La pyramide de la maturité

Au même titre que la pyramide des besoins, vous ne pouvez pas passer une étape si celle d’avant n’est pas atteinte. L’idée n’est pas d’atteindre le sommet coute que coute, mais répondre au mieux à votre besoin, à votre activité.

Pyramide des besoins

Eh oui ! le sommet sera l’analyse des risques internes. Cette analyse sera un prélude à la gestion des risques. Identifiez les facteurs de risques qualités, logistiques, techniques… La liste est longue. Plus le risque sera traité en amont du processus, plus il vous sera facile de le détecter et de l’apprivoiser.

Conclusion

Le plus compliqué dans l’expression du besoin, ce n’est pas la mise en place des outils ou encore le traitement des données. Ce qui sera le plus bloquant sera la participation des personnes intéressées à la demande d’achats. Je ne vais pas vous mentir, mettre en place ces outils sera un parcours du combattant. Je vous conseille vivement le soutien de la hiérarchie. Sans cela, les sources de conflits seront nombreuses.

Quentin, Maitre Jedi du besoin

Quentin MIRABLON

About Quentin MIRABLON

Quentin est un électron libre, agile, créatif et passionné qui aime apprendre et visiter toutes les facettes de la fonction achats. Après une thèse sur le leadership en achats en 2017, il multiplie les expériences dans de grandes entreprises européennes. En 2018, il décide de créer The Buyer's Lab, un cabinet de conseils et coaching achats qui accompagne les entreprises de toutes tailles pour améliorer leur performance achat.

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