Je suis un très grand fan des bonnes relations, sans conflit où tout le monde respecte tout le monde. Et croyez-moi, même si c’est plutôt rare, cela existe.

Ce genre de relation est plutôt présent dans le partenariat ou l’entreprise étendue, vous savez quand on a besoin l’un de l’autre pour survivre (j’aime beaucoup l’image du poisson-pilote avec le requin ou le pluvian d’Egypte avec les crocos).

Cependant, il ne faut pas se leurrer, nous sommes des êtres humains, et si on sent une ouverture ou une faiblesse chez l’autre, on va l’exploiter à un moment ou un autre. C’est pour cela que je souhaite parler des relations de partenariat fournisseurs aujourd’hui, afin de mettre les choses au clair.

Les relations dans la vie de tous les jours

Vous aimez votre compagnon ou votre compagne ? Vous aimez vos amis ? Et votre famille ? Et pourtant, vous avez déjà essayé de voir jusqu’où vous pouviez aller. Vous essayez par étapes, à tatillon, jusqu’à ce que la personne vous dise : « Hey stop, tu pousses le bouchon un peu trop loin ». Que ce soit pour les horaires de sortie quand vous êtes ado, ou le nombre de soirées que vous pouvez faire avec vos amis.

D’ailleurs, quand vous faites une bêtise, vous vous faites disputer non ? Et est-ce que cela a changé quelque chose à votre relation ? Non, pas du tout.

Partez du principe que c’est la même chose avec vos « partenaires ». Je vais vous proposer quelques astuces pour vous faire respecter par vos fournisseurs partenaires sans provoquer une rupture et pourquoi pas, renforcer vos liens avec eux.

Posez vos limites dès le départ

Cela peut paraître bête, mais cette notion de limite sera importante pour la suite de la relation. Il va donc, directement ou indirectement tester vos limites, voir jusqu’où il est possible d’aller. Je précise tout de même que cette démarche est normale, c’est propre à l’être humain.

Les limites, on essaie de les poser le plus rapidement possible, dès la première rencontre, car une fois que nous rentrons dans le cercle d’identification de la personne, il est très compliqué d’en sortir. Il est donc important que votre fournisseur ne dépasse pas cette limite et au moment où il s’en approche, lui faire comprendre que votre limite est là !

Vous connaissez ce dicton vieux comme le monde : « il vaut mieux prévenir que guérir ».

On ne vous en voudra pas de poser des limites, vous pouvez aussi appliquer cela dans votre vie privée.

« Quentin, on veut un exemple c’est un peu flou » ! Oui j’y viens.

Imaginez, vous rencontrez un commercial pour la première fois. Au bout de 5 minutes de conversation, il commence à vous tutoyer et à rentrer dans votre « zone de sécurité », trop tactile… Vous connaissez la chanson (notez que le tutoiement est un moyen efficace pour se rapprocher de vous ! C’est à vous de décider quand vous être prêts ou non).

Je suis quelqu’un de très sympathique, souriant, avec le tutoiement facile, mais dans cette relation de business, c’est différent. Lorsque cette situation est arrivée, j’ai dans un premier temps continué le vouvoiement, mais il insistait. Alors j’ai simplement dit « je vous proposerai le tutoiement quand j’estimerai que vous serez un partenaire efficace » avec bien sûr, un grand sourire.

Nous avons par la suite entretenu de très bonnes relations, et peut-être même grâce à cela.

Ce qui nous amène au point suivant.

Apprenez à dire « NON! »

Dans une relation de partenariat, c’est l’euphorie des débuts, l’envie de mener les projets à bien. Mais on oublie très vite que nous, acheteurs, avons d’autres missions et que cette relation est extrêmement chronophage. S’il y a partenariat, je peux facilement en déduire qu’il s’agit d’un fournisseur stratégique, c’est donc une priorité. Mais pas une priorité sur tous les points.

Pourquoi dire non ?

Il y a à mon sens deux grandes raisons :

–         Dire non, c’est signe que vous contrôlez votre temps. Nous en discutons pas mal entre acheteurs, et on s’accorde à dire que le manque de temps est un fléau. Alors vous planifiez votre journée pour être plus efficace. Quand on commence à venir vous prendre ce temps, vous devez réfléchir aux priorités et répondre « non je n’ai pas le temps » ;

–         Dire non, c’est aussi une preuve de caractère, c’est prendre le lead, c’est être proactif. Mon argument est discutable ? Oui très certainement. Mais que pensez-vous d’une personne qui dit OUI à tout ? Vous voyez.

On ne vous en voudra jamais de dire non, même si vous le dites à votre supérieur. Il se doute bien que vous ne dites pas non pour le plaisir.

Je vous conseille donc de laisser votre livre « Yes Man » de côté et d’écrire votre propre ouvrage, où vous êtes le maître de votre temps.

Mettre des sanctions

Je vais me mettre à nu et vous parler d’une de mes erreurs, une belle erreur.

Mon fournisseur prévoit une livraison dans 10 jours. Le camion vient de très loin, alors je prends toujours une petite marge d’erreur de 2 jours et nous prévenons le client. Vous vous doutez de la suite, 15 jours plus tard, toujours rien. La tuile… Imaginez le client.

Je contacte mon fournisseur et il me sort des excuses comme la mauvaise météo etc.

Bref, le camion arrive au bout de 20 jours. Quand en interne on me demande si on doit le sanctionner, je réponds que non, nous ne sommes pas du genre à taper sur les doigts. Et vous savez quoi ? La livraison suivante, du retard également.

Quentin, c’est trop tard…

Il s’est rendu compte qu’il pouvait arriver en retard sans répercussion, alors nous devions passer derrière ceux qui le sanctionnaient (on en revient à la théorie des jeux).

L’erreur est humaine, on est bien d’accord. Mais si on reprend le point 1, il va tester vos limites et après c’est trop tard.

Mettre en place des pénalités est une sorte de punition certes, mais aussi un signal que vous ne vous laissez pas faire. C’est vrai que c’est rude d’imposer des pénalités au premier retard, alors proposez un retard toléré par an.

On dit souvent que le partenariat est gagnant-gagnant, mais on a tendance à oublier les problèmes de relations, car gagnant-gagnant n’est pas toujours synonyme de Bisounours. Ce que j’essaie maladroitement de vous expliquer, c’est qu’une relation gagnante-gagnante peut exister s’il y a des règles qui sont respectées. Il n’y a donc pas de problème à taper sur les doigts de votre fournisseur quand quelque chose se passe mal MAIS, je veux insister sur ce point, il faut le féliciter et l’encourager quand tout se passe bien !

Que retenir des relations de partenariat fournisseurs ?

Certains coachs vous diront de vous respecter vous-même pour que les autres vous respectent.

Vous devez retenir que ce n’est parce que nous parlons de partenariat que vous ne devez pas vous faire respecter. Il ne vous est pas interdit de répondre à un manque de respect de votre fournisseur.

Je vais vous donner un dernier exemple : le retard.

A partir de combien de temps décidez-vous que le retard du commercial n’est plus tolérable ?

1h ?

2h ?

Chacun pose ses limites et surtout communique avec l’autre (surtout si le retard n’est pas justifiable comme « mon chat était malade » ou le pire « mon autre RDV était plus long »).

Soyez juste, aimable et respectueux mais imposez que cela se fasse dans les deux sens. Si vous êtes sympathique mais ferme, la relation n’en sera que meilleure.

Et vous, quelles sont vos limites ?

Quentin, fondateur de The Buyer’s Lab

Quentin MIRABLON

About Quentin MIRABLON

Quentin est un électron libre, agile, créatif et passionné qui aime apprendre et visiter toutes les facettes de la fonction achats. Après une thèse sur le leadership en achats en 2017, il multiplie les expériences dans de grandes entreprises européennes. En 2018, il décide de créer The Buyer's Lab, un cabinet de conseils et coaching achats qui accompagne les entreprises de toutes tailles pour améliorer leur performance achat.

Leave a Reply