Il y a déjà quelque temps, je vous ai présenté la fonction achats sous son meilleur profil : Lien.

Et globalement, notre fonction est superbe.

Nous avons des missions variées, un contact humain très fort, nous sommes des négociateurs tout terrain, enfin bref, moi je suis fan.

Il y a tout de même des choses à revoir, comme nous le montre cette illustration :

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Que vous soyez acheteur junior ou sénior, projet ou famille, nous avons tous deux points communs :

  1. Notre passion pour la fonction ;
  2. Les choses que nous détestons car elles nous empêchent d’avancer et de progresser.

Laissez-moi vous partager les 10 points où nous pouvons nous accorder sur notre désaccord avec la fonction achats (oui le jeu de mots me fait sourire) !

1.   Les stéréotypes

Je sais, je sais, je commence par le plus facile. Mais en même temps, n’est-ce pas le pire de tous… Vous savez, ces petites réflexions dans les couloirs, ou les petits pics en réunion :

–         Vas acheter des stylos ;

–         Tu n’as pas des fournisseurs à assommer ?

Je vous laisse le lien vers un petit article plus complet : Lien.

2.   La surcharge des tâches administratives

C’est malheureux à dire, mais nous passons la grande majorité de notre temps à passer des commandes, écrire des mails à rallonge, mettre à jour des fichiers Excel, bref gérer des tâches non créatrices de valeur

Nous sommes des acheteurs et notre rôle c’est d’acheter, répondre à un besoin et apporter des solutions.

Heureusement pour nous, de nombreuses solutions E-achats voient le jour (pas de pub dans les commentaires) pour nous accompagner dans cette démarche et nous permettre de nous concentrer sur notre cœur de métier.

3.   Les réunions à n’en plus finir

Je vous laisse compter le nombre de réunions où vous participez et qui ne sont d’aucune utilité.

Nous détestons les réunions car nous sommes très souvent invités pour un sujet de 5 minutes et nous assistons quand même au reste.

Je vous entends d’ici « oui mais Quentin, nous devons communiquer sur les projets » et vous avez raison, mais lors de ces réunions, communiquez-vous réellement ?

Pensez-y lors de vos prochaines réunions.

4.   Le non-respect du processus achats

« Peux-tu passer la commande sans la demande d’achats (DA) ? », « Pas besoin de créer ce fournisseur dans notre ERP, on ne va commander qu’une seule fois », « Non mais ça va prendre trop de temps de faire valider ça par la qualité »…

Il y a toujours une bonne excuse pour ne pas respecter le processus. Pour faire l’avocat du diable, c’est vrai qu’il est extrêmement chronophage… Mais s’il existe, c’est pour la bonne raison qu’il permet de ne pas tomber dans les pièges de la précipitation et des achats sauvages. Si votre commande est en adéquation avec votre besoin, c’est aussi grâce à ce processus.

5.   Arriver juste pour la négo

« Chef : Bon tu es prêt pour la négo de demain ?

Acheteur : Hein ? Quoi ? »

L’un des symboles les plus marquants de la fonction achats restera son implication en amont du processus achats. Mais il existe un village d’irréductibles gaul… non je m’emporte.

Dans de nombreux cas, l’acheteur n’intervient qu’au moment critique, qu’au moment de la négociation finale. Et comme vous le savez, notre vraie valeur se trouve en amont du processus.

Alors laissez-nous intervenir plus tôt pour vous accompagner et non pas juste faire les derniers 500 mètres de course.

Ce qui nous amène directement au point suivant.

6.   Devoir vendre la fonction en permanence

Tous les services de l’entreprise ont une certaine légitimité. Si je vous dis vendeur, DRH ou R&D vous êtes capables de me donner le rôle précis de ces fonctions. Mais la réciproque n’est pas forcément vraie. Quand vous demandez aux autres services le rôle de l’acheteur, on reste sur des concepts basiques.

Vous savez ce que ça implique ? Que nous devons en PERMANANCE vendre notre fonction.

7.   C’est toujours la faute de l’acheteur

Un fois, un intervenant à l’université nous avait dit « si un acheteur est si bien payé, c’est aussi parce que ça sera toujours de sa faute ». Un peu trop facile, vous ne trouvez pas ? Et le « si bien payé » c’est également à revoir.

Effectivement, comme nous touchons à tout, il est très facile de se décharger sur les achats. Mais comme je le répète très souvent, ne critiquez pas le joueur, critiquez le jeu.

8. Être coupé pendant son travail

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Je pense que cette image sera plus parlante qu’un paragraphe complet.

9.   La rétention d’information

Dans les achats nous ne sommes pas des experts dans tous les domaines, ce qui veut dire en des termes plus simples que nous avons besoin d’informations pour faire notre travail. Cela peut-être des informations techniques, mais aussi des documents « partagés » qui ne le sont pas vraiment au final. Nous perdons énormément de temps à partir à la recherche d‘informations.

Et dans certains cas, l’information est indisponible volontairement car cela « ne regarde pas les achats ».

C’est vraiment dommage car nous sommes tous dans le même bateau.

10.   Un besoin… peu clair

Ah oui ! Vous l’attendiez ! Il est là !

Comment écrire un article sur les points négatifs des achats sans parler du besoin.

S’il existe un sujet qui fait l’unanimité dans le monde des achats, c’est l’absence de besoins clairement définis en amont.

Comment acheter si même le demandeur ne sait pas ce qu’il veut ?

C’est un grand mystère de ce monde !

Et c’est tout ?

A vous de me dire si j’ai oublié quelque chose. Je suis persuadé que la liste est bien plus longue et que nous pourrions en écrire un ouvrage en quelques tomes.

En tout cas, toutes ces petites choses ont le mérite de nous rapprocher et de faire de nous une grande famille : la famille des Buyers !

Quentin, Coach en désaccord achats

Quentin MIRABLON

About Quentin MIRABLON

Quentin est un électron libre, agile, créatif et passionné qui aime apprendre et visiter toutes les facettes de la fonction achats. Après une thèse sur le leadership en achats en 2017, il multiplie les expériences dans de grandes entreprises européennes. En 2018, il décide de créer The Buyer's Lab, un cabinet de conseils et coaching achats qui accompagne les entreprises de toutes tailles pour améliorer leur performance achat.

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