(Temps de lecture : 3 minutes)

Comme vous le savez très certainement, la fonction achats est une fonction stratégique. Mais pas seulement. Elle a pendant des années été uniquement considérée comme une fonction dite « support ».

Est-ce un véritable problème ? Possible oui ! Mais ce n’est pas le sujet. Le sujet est la perte de temps.

Alors quel est le rapport avec le fait d’être une fonction support ? Laissez-moi vous poser une question :

Avec combien de services de votre entreprise travaillez-vous directement ? 5 ? 6 ? Tous ?

Vous êtes amenés à travailler avec un nombre incalculable de clients internes et je ne vous parle même pas des acteurs externes (fournisseurs, clients…).

Le nombre de vos interlocuteurs dépasse très clairement la moyenne des autres départements (je serais curieux d’avoir une moyenne, si vous vous sentez capables de me faire un retour).

Imaginez maintenant que toutes ces personnes viennent dans votre bureau, en file indienne, demander une information ? Une journée de 24 h ne sera jamais suffisante. Alors vous avez deux alternatives :

–         Faire une pétition pour ajouter 3h de plus dans une journée ;

–         Ou mettre en place des règles et ainsi reprendre le contrôle de votre temps.

Je sais que votre choix est fait, alors laissez-moi vous présenter quatre astuces pour reprendre le contrôle de votre temps.

Les sources principales

Avant de nous lancer dans les conseils pour mieux gérer son temps, voici les sources de pertes de temps les plus importantes dans notre monde des achats :

Comment gérer son temps dans les achats

(Résultats obtenus après la publication d’un post LinkedIn.)

Laissez tomber le style « YES MAN »

J’en ai déjà parlé dans l’article sur le respect et les fournisseurs, mais je pense que c’est un point important qui mérite de faire parler de lui.

Dire NON, c’est le conseil le plus facile à comprendre, mais le plus compliqué à mettre en place. Je sais que beaucoup d’entre vous êtes des juniors et que dire NON n’est même pas envisageable. Pourtant, on ne vous le reprochera jamais. De mon côté, j’étais pareil. Je disais oui à tout :

–         Oui, je te fais ça ;

–         Oui je le contacte…

Je voulais qu’on pense que j’étais capable de tout gérer, même des missions qui n’étaient pas pour moi. Mais ce n’était clairement pas le cas. Je me suis laissé avoir et je suis rentré dans un cercle infernal, et dire non par la suite, on va vous regarder bizarrement. C’est également valable pour des moins juniors d’ailleurs.

Mes conseils sont les suivants :

–         Posez-vous la question suivante : « Est-ce une tache pour moi ? ». Si ce n’est pas le cas, proposez à cette personne d’en parler à votre supérieur, car vous n’êtes pas là pour faire le travail des autres ;

–         Répondez simplement NON, je n’ai vraiment pas le temps. N’entrez pas dans les détails du genre « car tu sais j’ai ça, ça et ça à faire ». Si vous avez un commercial en face de vous, il vous trouvera toujours une alternative ;

–         Proposez à la suite du NON une alternative comme « écoute, je peux te proposer de faire cela la semaine prochaine ;

–         Surtout (et gardez bien cela en tête c’est vraiment important) ne demandez jamais si c’est urgent. La personne vous répondra très certainement oui. Si c’est vraiment urgent, vous allez vous en rendre compte par vous-mêmes.

Ce qui nous amène directement au point suivant, les visites intempestives.

Proposez des horaires de permanence

C’est un terme qui me fait sourire car il me rappelle les administrations. Vous savez, ouvertes uniquement entre 9h et 10h mais le lundi et le jeudi. Je vous propose de faire la même chose dans votre service achats. Je tiens juste à préciser qu’il s’agit ici des personnes en interne et non pas des fournisseurs ou des commerciaux.

Demandez à avoir des horaires de visite pour les questions, comme par exemple tous les matins de 9h à 10h et l’après-midi de 14h à 15h.

Pourquoi ? Sinon ce sera toute la journée des allers-retours pour des questions.

Le problème n’est pas les visites elles-mêmes, mais les interruptions dans votre tâche du moment. Imaginez, vous êtes en train d’écrire à votre fournisseur sur les forecasts de l’année à venir. Vous perdez du temps à répondre, vous allez mettre un certain temps pour vous recentrer sur votre mail et en plus, vous allez augmenter vos chances de faire des erreurs.

Faites passer le message suivant « la boutique achats sera fermée durant les autres plages horaires ».

« Quentin, que fait-on avec les personnes qui ne sont pas de l’entreprise ? ». Vous refusez les visites qui ne sont pas programmées. Je n’ai rien contre une petite visite d’un proche fournisseur de temps en temps, mais je refuse catégoriquement les RDV avec les commerciaux qui ne m’ont pas prévenu à l’avance.

Ce n’est bien sûr que mon avis. Je vous suggère simplement de mettre en place des règles.

Deux fois par jour, tes mails tu liras

En plus des visites, vous avez les e-mails. Mon premier tuteur disait au moins une fois par semaine que le mail était la maladie de l’entreprise moderne (j’aimerais tellement vous le présenter).

Lors d’une formation, un intervenant nous proposait l’alternative de lire nos e-mails uniquement deux ou trois fois par jour.

Pourquoi ? Comme pour les permanences, pour ne pas perdre son temps. Combien recevez-vous de mails par jour ? Pour ma part, j’étais à environs une centaine. C’est énorme… Je me suis donc plié à cette règle et j’ai vraiment remarqué une différence.

Posez-vous dans une salle au calme où vous pourrez trier, classer et répondre à vos mails.

« Et s’il y a une urgence ? ». Déjà, est-ce vraiment une urgence ?

Si c’est le cas, alors la personne vous appellera, ça vous fera un mail de moins à traiter.

Passons maintenant au dernier conseil.

Formez votre entreprise aux valeurs des achats

Voici mon point préféré. Pourquoi ? Car je vais en profiter pour me faire un peu de publicité.

Vous vous en rendez compte, la fonction achats n’est pas vraiment reconnue et beaucoup sont incapable de citer le processus achats. En réalité, c’est l’esprit des achats qui n’est pas présenté. C’est pour cette raison que vous vous retrouvez avec des missions d’approvisionneurs (je vous propose de faire ce petit test si ce n’est pas déjà fait : Achats VS Appro.

Proposez-donc un atelier achats sur une demi-journée pour expliquer à l’ensemble des services le rôle des acheteurs, les missions, les enjeux et ce qu’on attend d’eux. Bref repositionnez votre fonction achats au cœur de l’entreprise. C’est un service que je propose, alors n’hésitez pas à me solliciter pour plus d’information.

Point bonus : les réunions

A travers mon dernier post, je me suis bien rendu compte que l’excès de réunion était clairement un gros problème. N’hésitez pas à en refuser si cela est nécessaire (j’avais un collègue qui était très doué pour les esquiver). Si cela vous est impossible, proposez qu’on vous appelle au moment où l’on aura besoin de vos lumières, pas besoin de faire des réunions inutiles.

Reprenez la main sur votre temps

Je n’aime pas le terme « conclusion » dans un article car rien n’est jamais vraiment terminé, c’est un travail de tous les jours. J’espère sincèrement pouvoir vous aider à améliorer votre quotidien avec ces techniques.

J’avais moi-même un gros problème avec ma gentillesse naturelle. Mais gentil ne veut pas dire c… bête.

Dire NON est un symbole de votre caractère et vous donnera d’avantage de contrôle sur votre rôle d’acheteur.

Votre temps est précieux, ne le gâchez pas.

Quentin, Coach en dévampirisation de temps

Quentin MIRABLON

About Quentin MIRABLON

Quentin est un électron libre, agile, créatif et passionné qui aime apprendre et visiter toutes les facettes de la fonction achats. Après une thèse sur le leadership en achats en 2017, il multiplie les expériences dans de grandes entreprises européennes. En 2018, il décide de créer The Buyer's Lab, un cabinet de conseils et coaching achats qui accompagne les entreprises de toutes tailles pour améliorer leur performance achat.

One Comment

  • Osemeke Magdalene dit :

    You have hit the nail on the head, what a fantastic writer you are! In a nutshell, you have said it all.
    Thanks a lot for these recommendations well presented.
    Well done!

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