Le TCO, le Total Cost of Ownership, le coût global d’acquisition ou encore le coût complet de possession, peu importe le nom que nous lui donnons, est un terme dont vous avez très probablement entendu parler, surtout si vous êtes dans les achats.

J’ai déjà traité de la décomposition des coûts, mais on va vite se rendre compte que ces deux concepts sont légèrement différents (https://www.linkedin.com/pulse/la-fiche-de-d%C3%A9composition-des-co%C3%BBts-le-saint-graal-achats-mirablon/).

Je vous propose à travers ce court article, de vous plonger dans la matrice et de vous partager les fondamentaux du fameux TCO.

Qu’est-ce que le TCO au juste ?

Commençons par le commencement : la définition. Je sais que vous êtes grands et que vous pouvez rechercher la définition sur internet. Mais il y en a beaucoup et il est parfois difficile de tout comprendre.

Alors, je vous propose ma petite définition personnelle :

Ensemble des coûts d’un produit ou d’un service, imputables sur l’ensemble de sa durée de vie, de l’achat jusqu’à la fin du contrat (pour un service) ou la mise à la benne (pour un produit).

Alors, je sais ce que vous vous dites « elle est un peu faible ta définition » ! La raison est très simple : il est difficile de s’accorder sur une définition en vue de la conjoncture actuelle (j’entends par là les différents types de produits, de services, de politiques internes et différents coûts cachés à prendre en compte ou non).

Petite précision également, le TCO n’est pas un outil figé et officiel, c’est-à-dire qu’il n’existe pas une référence à suivre à la lettre, tout le contraire d’un outil tel que Pareto ou Kraljic. Vous devez l’adapter à votre achat.

L’outil TCO

Les prérequis

Avant de se lancer dans une telle démarche, il y a un prérequis très important :

  • Connaître son produit et son utilisation sur le bout des doigts ;
  • Avoir le soutien des autres services ;
  • Partager ces valeurs avec la direction (comme dans tout projet).

C’est un titre un peu mensonger car il n’y a pas vraiment d’outil à proprement parler. Il s’agit plutôt d’un tableau de suivi avec toutes les lignes de coûts du produit ou du service. Dans l’exemple qui va suivre, je vais utiliser un « produit » uniquement. Mais vous pourrez facilement l’adapter à n’importe quel type d’achats.

Donc vous l’aurez compris, le TCO est spécifique à chaque produit, même si certaines bases peuvent être dupliquées.

Les familles de coûts

Alors à partir d’ici, vous allez devoir faire ressortir TOUS les facteurs de coûts de ce produit.

Vous devez commencer par repérer les grandes familles de dépenses. Et pour cela, vous pouvez commencer par la partie « achats ». Et vous savez quoi ? Il sera possible de vous inspirer de la décomposition des coûts de votre fournisseur si vous l’avez.

Voici une liste des grandes familles de dépenses :

  • Achats
  • Logistique
  • Qualité
  • Administratif
  • Mise en service
  • Utilisation
  • Maintenance
  • La fin de vie (mon coup de cœur).

Une fois de plus, il n’y a pas de vraies règles, vous pouvez donc l’adapter à votre situation ou même fusionner deux catégories (achats et logistique par exemple).

Le tableau

La suite logique sera de rentrer le plus possible dans le détail. A vous de creuser au maximum pour en faire ressortir le plus d’information. Voici un exemple que vous pourrez appliquer et adapter à votre produit :

Familles de coût Sous-familles Service concerné Remarques
Achats Coût de la procédure achats    
Prix d’achats    
Délai de paiement    
Taux de change    
Prix packaging    
Logistique Transport    
Frais de douane    
Taxe carbone    
Autre taxe de transport    
Coût de stockage    
Immobilisation    
Qualité Contrôle qualité    
Eventuelle NC    
Administratif Passation de commande    
Relance fournisseur    
Suivi de la commande    
Gestion du fournisseur    
BFR    
Mise en service (si machine) Eléments de sécurité    
Formation    
Installation    
Calibration (pièces)    
Mise en service    
Utilisation Frais d’utilisation (eau électricité…)    
Rebuts    
Maintenance Cout maintenance    
Cout entretien    
La fin de vie Nettoyage    
Démontage    
Recyclage ou destruction    

 

Je tiens à préciser une nouvelle fois qu’il s’agit d’une liste non-exhaustive et qu’il tient à l’acheteur de trouver toutes les sources de coûts.

Bon, vous avez votre TCO, super ! Mais que faire avec ?

Pourquoi utiliser une telle décomposition ?

Le TCO sera utilisé pour quatre principales raisons :

  • Pour la préparation à la négociation fournisseur, dans le but de réduire les coûts, ou supprimer des éléments qui ne sont pas indispensables et pourquoi pas, choisir les leviers adéquats ;
  • Pour calculer un prix de reviens au plus juste. C’est vrai qu’il est question d’achats, mais au final, vous pourrez ajuster votre marge de vente ;
  • Pour travailler sur les achats responsables et pointer du doigt les actions qui ne rentreraient pas dans une politique RSE ;
  • Pour créer une cohésion d’équipe en interne. En effet, vous aurez l’obligation de collaborer avec de nombreux services. Cela sera idéal pour vendre la fonction achats et « prouver » votre valeur au sein de l’entreprise.

Il y a de nombreuses autres utilisations comme la communication en interne avec vos supérieurs, réduire les coûts après l’obtention de votre bien ou service, travailler sur le long terme, faire du Benchmark et préparer un éventuel partenariat avec un fournisseur partenaire…

Son utilisation est donc sans limite.

Le TCO, l’état d’esprit des achats

Avant d’être un tableau Excel très précis, c’est un état d’esprit qu’un acheteur doit posséder et ce, depuis l’analyse du besoin. Il s’agit d’une vision sur le long terme qui permet de préparer des négociations, communiquer en interne, trouver des axes d’amélioration et participe à la politique RSE, bref que des points positifs.

Le plus compliqué restera de fédérer l’ensemble des services en internes, car c’est un travail de longue haleine.

Quentin, coach en TCO 

Quentin MIRABLON

About Quentin MIRABLON

Quentin est un électron libre, agile, créatif et passionné qui aime apprendre et visiter toutes les facettes de la fonction achats. Après une thèse sur le leadership en achats en 2017, il multiplie les expériences dans de grandes entreprises européennes. En 2018, il décide de créer The Buyer's Lab, un cabinet de conseils et coaching achats qui accompagne les entreprises de toutes tailles pour améliorer leur performance achat.

Leave a Reply