(Temps de lecture : 4 minutes)

Ce qui me passionne dans la fonction achat, ce sont les interactions avec l’ensemble des services de l’entreprise.

Vous l’avez sûrement remarqué, en l’espace d’une demi-journée, l’acheteur aura rendu visite au comptable, au service qualité et a eu trois meetings avec les commerciaux et le service R&D. Ce qui fait du poste d’acheteur une fonction transversale.

Alors, transversale oui, mais pas que ! N’oublions pas que c’est une fonction capitale pour l’entreprise, alors appelons-la de la meilleure façon qu’il soit : LA fonction stratégique.

C’est pour cela qu’aujourd’hui je souhaite vous parler du processus achats.

« Quentin, nous le connaissons le processus achats, quel intérêt d’en parler ? ». Bien sûr que vous le connaissez. Il est globalement le même dans toutes les entreprises (vous n’achetez pas de la même façon, mais vous ne faite pas une RFQ avant une analyse du besoin). En revanche, savez-vous quelle est son utilité ? Dire à l’acheteur ce qu’il doit faire ? Non, bien entendu. L’acheteur a fait des études et des fois avec un BAC + 6, comme moi.

Quelle est l’utilité d’un tel processus ?

Pour répondre à cette question, le processus achat va servir à :

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Les fameuses étapes du processus achat

La grande différence entre un service achat mature et un service encore « jeune », est l’implication de l’acheteur en amont du processus global. D’ailleurs, cela se ressent dans le processus achat avec l’analyse du besoin, en tête du classement.

Un petit avant goût ?

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Le Marketing achats

Non, stop. Vous avez laissé passer une étape. Le besoin n’est pas en premier. La première sera le Revers Marketing avec l’analyse du portefeuille et la segmentation.

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Pour vous donner un peu plus de matière, je ne peux que vous conseiller ces deux articles :

–         Pour la classification des achats : https://www.thebuyerslab.com/la-classification-des-achats-faites-le-grand-menage/ ;

–         Pour la segmentation des fournisseurs : https://www.thebuyerslab.com/la-classification-des-achats-faites-le-grand-menage/.

Voilà, maintenant que les fondations sont posées, nous pouvons passer à la suite.

L’analyse du besoin

Alors effectivement, il en suit l’analyse du besoin. Pour bien comprendre le besoin, voici une liste non-exhaustive de tâches à accomplir pour l’acheteur, à renseigner par les demandeurs :

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Vous n’êtes pas dans la tête du prescripteur, il est donc impossible pour vous de vous lancer dans une démarche achats sans l’analyse fonctionnelle et/ou technique. Ces documents vous aiderons d’une part à vous guider pour la consultation et la stratégie, mais aussi de faire prendre conscience aux demandeurs qui si eux ne peuvent pas ou ne savent pas remplir ce document, que vous ne pourrez pas mener à bien le projet. Et je sais que vous me comprenez. Vous allez ensuite intervenir et actionner l’ensemble des leviers que vous connaissez.

C’est l’étape la plus importante de l’acheteur (à mon sens bien sûr, mais je sais que vous êtes de cet avis).

Pour information, cette étape ne prend que 5% du temps de l’acheteur en moyenne. Un pourcentage très faible en vue de son importance.

Le sourcing

Le sourcing, ou plus globalement l’analyse du marché fournisseur, sera la suite logique. Votre valeur ajoutée ici sera la connaissance de vos fournisseurs et de votre panel.

En tant qu’acheteur, c’est ici que vous avez la possibilité de vous distinguer et de faire vos preuves :

  • Quels seront les meilleurs candidats ?
  • Parmi ceux de votre portefeuilles, ceux de vos concurrents, ceux rencontrés lors d’un salon ?
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Vous devez également pour tout nouveau fournisseur, ajouter un audit qui vous permettra de juger de la qualité des produits et de la Supply Chain.

Vous voulez en savoir plus ? Oui, j’en suis persuadé !

Je vous propose ma vision du processus de sourcing pour l’acheteur : https://www.linkedin.com/pulse/le-sourcing-les-%C3%A9tapes-cl%C3%A9s-pour-d%C3%A9nicher-de-vrais-quentin-mirablon/.

L’analyse des coûts

Vous devez mettre en avants vos objectifs en termes de dépenses. Des outils très pratiques sont à disposition des acheteurs, pour faciliter les prises de décisions :

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La décomposition des coûts demande un peu de technique, mais vous trouverez le nécessaire dans cet article : https://www.linkedin.com/pulse/la-fiche-de-d%C3%A9composition-des-co%C3%BBts-le-saint-graal-achats-mirablon/.

Et vous vous demandez ce qu’est le « Make or Buy » ? Alors je vous laisse le soin de regarder cette vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=goSMwV0oOyk.

La stratégie

Vient ensuite la stratégie achats. Je ne développerai pas cette étape pour la simple et bonne raison qu’elle sera vraiment très différente d’une structure à l’autre, avec les actions familles/projets etc… Il faut juste retenir que le manager se doit de mettre en place un plan d’action à appliquer en fonction du produit ou du service, et surtout de le communiquer.

La consultation et la sélection

Maintenant qu’une short list fournisseur est établie, il est temps de passer à la consultation. Vous pouvez envoyer le CDC ou simplement les plans, dans l’attente des coûts de vos fournisseurs (ou toute autre demande en terme de qualité, besoin, délais…). C’est ce qu’on appelle la RFQ (Request For Quotation).

Vous allez, suite à cette consultation, sélectionner votre fournisseur. La sélection du fournisseur se fera en fonction du coût si le choix est au moins disant ou avec d’autres critères si le choix est au mieux disant.

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Ce qui amènera à la contractualisation.

La contractualisation

Je souhaite faire une petite parenthèse sur la manière de choisir. Dans les petites structures, le choix se fait sans document, uniquement avec le retour des offres. Dans les entreprises avec un service achats très structuré, une matrice de choix est mise à disposition. Je vous propose un document que j’ai créé pour vous aider à choisir votre offre. Il est très modulable et permet aussi de mettre en avant l’intuition de l’acheteur. Décidément, je mets de l’intuition partout.

Voici le lien de l’outil : https://drive.google.com/file/d/10SlZGLC5FvWiL9hwAKS55xfQ3BQ84Nh5/view?usp=sharing

L’analyse de la performance

Et enfin, pour boucler la boucle, l’analyse de la performance fournisseur, une étape que j’adore particulièrement et qui reste très souvent mise de côté.

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Elle permet de maintenir de bonnes relations avec vos partenaires et de les challenger sur de nouveaux objectifs.

Il ne manque rien ?

Oui je vous entends d’ici : « il manque une étape… Tu nous rappelles ton BAC + 6 mais tu ne connais pas ton processus ».

L’oubli de cette étape est volontaire.

Je parle bien entendu de la négociation.

Si vous reprenez les différentes étapes, vous allez vous rendre compte de leur point commun : ces étapes sont indispensables. Et si l’une d’entre elles est oubliée, c’est tout le processus achats qui s’effondre. Mais la négociation n’est pas une fin en soi.

De plus, si le travail est bien fait en amont, la négociation est obsolète. Je vais m’attirer la foudre de mes confrères mais à mon sens c’est une étape qui n’est pas indispensable dans certains cas.

Je tiens tout de même à préciser que la négociation pour un acheteur est, quant à elle, indispensable. Que ce soit avec prescripteurs, avec les autres services en interne mais aussi avec les fournisseurs, A TOUT NIVEAU DU PROCESSUS. D’ailleurs, voici un petit article pour vous accompagner dans votre préparation de négociation.

Vous êtes formés pour cela, moi le premier, mais elle n’est pas obligatoire à cette étape (à mon sens).

Alors dans l’outil Process que vous trouverez en téléchargement, l’étape négociation sera présente, puisque dans les mœurs. Lien : https://drive.google.com/file/d/1sEbjRTeTczQAQg3Mf2Br1Ga8TFyek2X7/view?usp=sharing

Vous trouverez les emplacements vierges pour inscrire le nom de toutes les parties intéressées ainsi que les données d’entrée et de sortie.

Conclusion

Le processus achats est un outil à utiliser pour tous vos grands projets, afin de limiter les risques et de communiquer avec vos clients sur leur avancement.

Néanmoins, il reste  relativement chronophage, alors à utiliser avec tact. Je tiens à préciser que c’est un outil particulièrement modulable, et qu’il doit s’adapter en fonction du projet achats.

C’est le processus qui s’adapte à l’acheteur et non pas l’inverse.

Nous n’avons pas le même processus, mais nous avons la même passion.

Quentin, coach en processus achats

P.S. : un mot de vocabulaire achats vous échappe ? Voici un petit lexique : https://www.thebuyerslab.com/le-lexique-des-achats-la-langue-etrangere-qui-devient-de-plus-en-plus-populaire/

Quentin MIRABLON

About Quentin MIRABLON

Quentin est un électron libre, agile, créatif et passionné qui aime apprendre et visiter toutes les facettes de la fonction achats. Après une thèse sur le leadership en achats en 2017, il multiplie les expériences dans de grandes entreprises européennes. En 2018, il décide de créer The Buyer's Lab, un cabinet de conseils et coaching achats qui accompagne les entreprises de toutes tailles pour améliorer leur performance achat.

2 Comments

  • Oumou CISSÉ dit :

    Bonjour, j’aimerais savoir quelles sont les difficultés qu’une entreprise peut avoir si elle ne respecte pas la procédure d’achat.
    Merci

    • Bonjour,

      C’est une question très intéressante !

      Tout va dépendre du niveau de non-respect du processus.

      Si globalement le processus n’est pas respecté, alors l’entreprise va mettre de côté la création de valeur de l’acheteur et devient une vraie « passoire à risques ». Je vous laisse donc imaginer les « problèmes ».
      Suivre ce processus n’est en aucun cas une « obligation », mais il permet de suivre une ligne de conduite permettant d’exploiter au mieux la fonction achats.

      J’espère avoir répondu à votre question.

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