Imaginez, vous venez d’arriver dans une toute nouvelle entreprise pour un poste d’acheteur.

Wahou super, il y a tout à faire ! Le bonheur non ?

Oui mais par quoi commencer ?

Le processus achats ? La liste des fournisseurs ? Apprendre à faire du café ?

Non, il s’agit de commencer par le commencement, faire le grand ménage de vos achats !

Pour faire suite à la matrice de Kraljic (https://www.thebuyerslab.com/la-matrice-de-kraljic-loutil-des-achats-par-excellence/), je tiens à vous présenter la classification des achats.

Il ne s’agit pas d’un outil à proprement parler, mais plutôt d’une structure de vos familles d’achats. Pour qu’une maison tienne debout des années, vous devez concevoir de solides fondations. C’est la même chose pour les achats.

Plus qu’une simple classification, il va également s’agir d’une codification qui va permettre de faire le lien entre vos produits/familles dans lesquelles elle se trouve et votre codification ERP.

Pourquoi l’utiliser ?

La liste est longue, très longue.

Chaque acheteur et chaque structure auront leurs propres raisons.

Déjà, parlons stratégie achats : une classification minutieuse vous permettra de mieux gérer les stratégies achats en fonction du CA de ces familles et sous-familles. Vous pourrez alors dépenser intelligemment votre temps et votre énergie, ce qui n’est pas un luxe dans le monde des achats et des « urgences ».

Ensuite, pour communiquer sur les achats au reste de l’entreprise. Comme vous le savez, nous manquons cruellement de communication et de marketing dans les achats. Il est très difficile de motiver les autres services à rester éveillés pendant les réunions surtout quand vient le sujet des achats et du suivi fournisseur, alors imaginez si tout ce micmac n’est pas un minimum hiérarchisé.

Avec un système de familles et de sous-familles, vous pourrez plus facilement réer un tableau de suivi des dépenses, et d’un simple coup d’œil, mettre le doigt sur des possibles anomalies.

Et enfin, utiliser les mêmes termes, le même langage, que ce soit pour les passations de commandes ou les demandes d’achats. Vous avez remarqué, nous aussi avons des termes bien à nous. Alors il est normal de partager au maximum et de propager la bonne parole.

Je suis persuadé que vous avez-vous aussi des raisons stratégiques d’utiliser une classification minutieuse.

Comment l’utiliser ?

C’est bien beau, mais concrètement, comment on s’y prend ? « Très bonne question Quentin » !

La première étape sera bien évidemment de récolter de la donnée brute.

J’entends par là une extraction des commandes passées, le plus loin possible dans votre historique. Cette donnée peut être récupérée grâce à votre ERP ou une banale extraction de la comptabilité. Normalement, il n’est pas très compliqué d’avoir accès à cette donnée puisqu’elle ne demande pas trop de travail. Vous pouvez même le faire vous-même si vous êtes à l’aise avec les logiciels en interne.

La seconde étape sera le regroupement que j’appelle « classique ».

Vous allez les regrouper « grossièrement » si j’ose dire, en fonction de catégories comme :

– Les achats directs ;

– Les achats indirects ;

– Négoce ;

– Services ;

– Ou autres grosses catégories…

Vous voyez ? Très bien, continuons.

Maintenant, la troisième étape, celle qui va demander un minimum de connaissances sur les produits et les clients de votre entreprise : vous allez proposer une liste de sous-familles.

Prenez vos premières familles et décomposez-les en fonction des produits, de la matière, ou pourquoi pas, des clients ou des fournisseurs. Notez bien qu’en matière de classification, il n’y a pas de règles, il suffit de suivre une certaine logique.

Et enfin, la dernière étape, la communication. Ce genre de travail est trop important pour ne pas le partager avec les autres services. Vous devez le « vendre » en interne pour qu’il soit utilisable dans son intégralité.

Bilan

C’est un travail fastidieux qui demande beaucoup de temps et de concentration. Mais on parle ici de structure des achats, des fondations de votre service !

Astuce, vous pouvez également les regrouper en termes de besoin et non en termes de fonctionnalité.

Je voudrais attirer votre attention sur la création, même si cela est de l’ordre du bon sens : faites participer les autres services lors de la création. Gardez en tête que le service achats, en plus d’être une fonction stratégique, est une fonction transversale et que son efficacité passe avant tout par la communication.

Je vous mets ici le lien de téléchargement d’un template de codification, car oui, je ne vais pas vous laisser faire tout le travail non plus :

https://drive.google.com/file/d/1FxV1macUBhMO6P2sakHnF2BRDBHFXJfw/view?usp=sharing

Et vous, comment classifiez-vous vos achats ?

Quentin, Coach en codification

Quentin MIRABLON

About Quentin MIRABLON

Quentin est un électron libre, agile, créatif et passionné qui aime apprendre et visiter toutes les facettes de la fonction achats. Après une thèse sur le leadership en achats en 2017, il multiplie les expériences dans de grandes entreprises européennes. En 2018, il décide de créer The Buyer's Lab, un cabinet de conseils et coaching achats qui accompagne les entreprises de toutes tailles pour améliorer leur performance achat.

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